Umowa zlecenia z cudzoziemcem – jak rozliczać składki ZUS i podatek

Sposób rozliczania (jeśli chodzi o podatek i ZUS) przychodów uzyskanych przez cudzoziemca uzależniony jest przede wszystkim:

• od rezydencji podatkowej obcokrajowca,
• rodzaju umowy na podstawie, której praca jest świadczona (np. czy jest to umowa o pracę, umowa zlecenia czy o dzieło) oraz
• kraju świadczenia pracy (Polska czy terytorium innego państwa).

Składki ZUS

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym nie uzależniają objęcia ubezpieczeniami od posiadanego obywatelstwa, miejsca zamieszkania czy pobytu jak również od tego przez jaki czas praca jest świadczona. Natomiast istotnym jest fakt zawarcia z polskim podmiotem np. stosunku pracy czy innej umowy rodzącej zgodnie z przepisami obowiązek ubezpieczeń społecznych, w tym umowy zlecenia oraz wykonywanie pracy w ramach tych umów na obszarze Polski.

Powyższe oznacza, że jeśli cudzoziemiec zostanie zatrudniony przez polski podmiot i w związku z tym będzie świadczył pracę na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, wówczas w zakresie składek ZUS należy stosować generalnie te same zasady, co w przypadku osób z polskim obywatelstwem. Dotyczy to zarówno zatrudnienia w ramach stosunku pracy jak i stosunku cywilnoprawnego.

Jedynie przepisy wewnątrzunijne lub ratyfikowana umowa międzynarodowa, jako prawo nadrzędne, może wykluczyć zastosowanie polskich przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Podatek

W kontekście dokonywanych przez polskich pracodawców rozliczeń podatkowych obcokrajowca, decydujące jest przede wszystkim to, czy ma on status polskiego rezydenta czy też nie.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1a ustawy o PIT, za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uznaje się osobę, która:

• – przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym lub
• – posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Ustalenie ośrodka interesów życiowych wiąże się z koniecznością analizy wszelkich okoliczności faktycznych wskazujących, z którym państwem łączą zatrudnioną osobę silniejsze powiązania osobiste lub gospodarcze takie jak np. miejsce przebywania najbliższej rodziny podatnika, miejsce położenia nieruchomości i innych składników majątku podatnika, powiązania towarzyskie, charakter pracy, itp.).

Osoba posiadająca w Polsce miejsce zamieszkania (według ww. kryterium) i mająca status tzw. polskiego rezydenta, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza to, że w Polsce winny być opodatkowane jej wszystkie uzyskane dochody, nawet te osiągnięte poza Polską. W takich okolicznościach od przychodów otrzymywanych przez obcokrajowca pobiera się co do zasady w Polsce zaliczkę podatkową obliczoną według ogólnych zasad (według skali podatkowej).

Z kolei osoba, która nie posiada na terenie Rzeczpospolitej miejsca zamieszkania (według przepisów podatkowych) jest tzw. nierezydentem i podlega tzw. ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przejawia się to tym, że taka osoba podlega opodatkowaniu tylko z dochodów uzyskiwanych na terytorium Rzeczpospolitej.

Do udowodnienia faktu posiadania rezydencji podatkowej danego kraju służy przede wszystkim tzw. certyfikat rezydencji, który jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Pamiętajmy, że gdy obcokrajowiec dostarczy zagraniczny certyfikat rezydencji, wówczas należy zastosować postanowienia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Od należności wypłacanych w ramach umowy cywilnoprawnej takiej jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło zawartej z:

• – cudzoziemcem posiadającym w myśl polskich przepisów podatkowych miejsce zamieszkania lub centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce, nalicza się podatek tak jak w przypadku obywateli Polski,
• – cudzoziemcem – nierezydentem (nieposiadającym miejsca zamieszkania ani centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce), zasadniczo pobiera się podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% (art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).

Co ważne, że w myśl art. 41 ust. 9 ustawy PIT, płatnik ma prawo wyliczać 20% zryczałtowany podatek dochodowy od wynagrodzeń obcokrajowca wykonującego zlecenie lub dzieło, bez względu na to, czy ma on miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu przepisów podatkowych, jeżeli uzyska od zatrudnionego zagraniczny certyfikat rezydencji.

Obywatel obcego kraju, który nie udokumentuje swojej rezydencji podatkowej odpowiednim certyfikatem rezydencji (i który nie posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych), od wynagrodzenia otrzymywanego za umowę cywilnoprawną wykonywaną na obszarze naszego kraju powinien mieć pobierane przez polskiego płatnika zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20% (na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT), ale wyłącznie do 183 dnia „polskiego pobytu” w roku podatkowym.

Po przekroczeniu 183 dni pobytu w roku podatkowym, polski pracodawca powinien zacząć pobierać podatek na zasadach ogólnych (czyli zaliczki podatkowe), traktując cudzoziemca od tego momentu (od momentu przekroczenia 183 dni) jako osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP.

Ćwiczenia z płac – Jak w 2025 r. rozliczać umowę zlecenia z cudzoziemcem, który nie jest polskim rezydentem

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator – Jak w 2025 r. rozliczać umowę zlecenia z cudzoziemcem, który nie jest polskim rezydentem
Jak rozliczyć wynagrodzenie wypłacane po zakończeniu umowy zlecenia
➪ Kliknij i Sprawdź

Aby nie popełnić błędów przy rozliczaniu należności publiczno-prawnych w postaci składek ZUS i podatku dochodowego od świadczeń cudzoziemców, warto korzystać z cenionego kalkulatora:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2025 Jak rozliczać listę płac (wynagrodzenie) cudzoziemca
Jak w 2025 r. rozliczać listę płac (wynagrodzenie) cudzoziemca

➪ Kliknij i Sprawdź

Przykład

31-letni obywatel Austrii na okres od 1 do 31 lipca 2025 r. zatrudniony został przez polską firmę działającą na obszarze województwa wielkopolskiego, na podstawie umowy zlecenia, która stanowi dla niego w Polsce jedyny tytuł do ubezpieczeń zusowskich i zagwarantowała mu wynagrodzenie w wysokości 10.900 zł brutto.

Wspomniany zleceniobiorca:
– nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego ani do programu PPK,
– w lipcu przepracował w sumie 131 godz.,
– złożył oświadczenie z którego wynika, że jego ośrodek interesów życiowych pozostał w Austrii, a więc jest austriackim rezydentem podatkowym, jednakże nie przedstawił certyfikatu rezydencji podatkowej.

W opisanym przypadku pełne rozliczenie lipcowej listy płac dotyczącej ww. umowy zlecenia powinno wyglądać jak  niżej: